8 най-добри практики за оптимизиране на вашите аналитични отчети

Въпреки че работим усилено за изготвяне на важни и полезни отчети за анализ на данни, знаем, че не всички данни, които представяме, се използват в пълна степен. Преди три години Gartner съобщи, че до 97% от неструктурираните големи данни не се използват в предприятията. Оттогава този брой спадна, но сега въпросът е: Колко от данните, които анализираме и докладваме, се използват активно?

Въпросът за използването на отчета тормози ИТ от самото начало. Повечето ИТ служители знаят, че се прилага правилото 80:20: 20% от отчетите, изготвени за бизнеса, правят 80% от информирането. Междувременно на сървърите се трупат неизползвани и рядко използвани отчети.

1. Следете бизнеса

Колко пъти ИТ се срещат с потребители относно дизайна на отчета и след това си отиват, за да разработят нещо друго? По-често, отколкото си мислите.

Това, което се случва, е, че ИТ, докато работи по отчета в офиса, измисля нови начини за нарязване и нарязване на данните и решава да украси първоначалната заявка с допълнителни функции и функции.

Това е чудесна практика – и може да се изплати „голяма“ за потребителите – стига украшенията да не създават толкова много отклонения в отчета, че първоначалната бизнес заявка да бъде пропусната.

2. Визуализирайте таблата и активирайте лесното пробиване

Финансовите отдели се чувстват удобно да работят с електронни таблици и цифри, докато продажбите могат да предпочетат кръгова диаграма, производството – бар-диаграми, а логистиката – глобална карта.

Намирането на оптимална визуализация на обобщени данни за всеки потребител е голяма победа сама по себе си. Веднага създава ниво на комфорт за потребителя.

Друг фактор за използваемост е лесен анализ на по-подробни аналитични данни. Например, ако потребител работи с визуализация на обобщена карта и иска да научи повече за своя автопарк в Атланта, той трябва да може да щракне върху Атланта, за да може да стигне до детайлите.

3. Задавайте въпроси от доклади от следващо поколение

Днес вашият потребител може да поиска отчет, който да му казва колко продукт тече през всяка от неговите производствени линии на час, дневно и месечно. Следващата година той може да иска да знае колко продукт е върнат за дефекти и кои производствени линии са го произвели.

От гледна точка на данните, а също и от гледна точка на дефиницията на полето за данни, винаги е добра идея да попитате потребителя какво може да иска да види от даден отчет в бъдеще, за да можете лесно да го мащабирате и да поддържате отчета актуален.

4. Активирайте разрешение за използване на много нива и универсален достъп

Във всеки един момент нов потребител в нова бизнес област може да поиска достъп до отчет. Във всички моменти от време контролиращият потребител на даден отчет също ще иска да дава разрешения за сигурност на различни нива на хората, като например вицепрезидент на производството, който може да вижда цялата производствена дейност, но мениджърът на завод Б може само за да видите информация за растение Б.

Проектите на отчети в Google Анализ трябва ясно да определят нивата на достъп до сигурността и кой трябва да ги контролира и разрешава. Тези отчети също трябва да имат техническата гъвкавост, за да бъде достъпна от всеки в предприятието, който е разрешен за употреба.

5. Проверете целостта на данните

Преди даден аналитичен отчет или табло за управление да бъде изчистен за използване и преместен в производствена форма, данните, които той използва и отчетите, трябва да бъдат почистени и проверени за точност.

6. Синхронизирайте данни с подобни данни в предприятието

Ако вашите отчети за продажби използват полето с данни на „клиент“, което се отнася до отделни купувачи, а вашите производствени системи използват термина „клиент“, който се отнася до отделни купувачи, но също така и до преработващ магазин в компанията, тези данни трябва да бъдат синхронизирани, така че има обща дефиниция, която позволява на продажбите и производството да говорят за едно и също нещо.

Синхронизирането на данни се извършва в областта на базата данни на ИТ. Важно е, защото несъответствия в информацията и вътрешни разногласия могат да възникнат, когато два различни отдела мислят, че говорят за едно и също нещо, но не са.

7. Стандартизирайте разработването и форматите на докладите

Стандартизирайте инструментите за създаване на отчети, които използвате, както и форматите, които използват различни отчети. Това помага да се осигури еднаквост в предприятието и намалява объркването за потребителите.

8. Измерете за употреба и извършете посмъртни случаи

Ежегодно ИТ трябва да преглежда аналитичните отчети за количеството употреба, която получават. Ако отчет не е бил използван или е бил използван рядко, ИТ трябва да се консултира с крайните потребители, за да види дали докладът все още е уместен.

Също толкова ценно е да се извърши следкланична оценка. Кое съдържание, характеристика и функционални характеристики на отчетите са най-широко използвани? Какво научихте за отчетите, които не бяха използвани? Какво можете да отнемете от оценката, за да подобрите качеството на аналитичните отчети? Това са всички важни въпроси, които трябва да зададете, за да сте сигурни, че отчетите отговарят на нуждите на крайните потребители.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *